Evenement organiseren

Een evenement organiseren is anno 2012 geen pretje meer. Door de steeds toenemende reglementen en wetteksten is het voor een organisator lang niet evident om het bos nog door te bomen te zien.

Om organistoren te helpen om een geslaagd, kwalitatief en veilig evenement op poten te zetten, staat er naast de evenementencel nu ook een uniek evenementenloket ter beschikking van de Avelgemse bevolking.

Waarvoor dient het evenementenloket?

Bij het evenementenloket kan je voor 2 zaken terecht:

• Indienen van een aanvraag voor de organisatie van een evenement in Avelgem
• Informatie over en ondersteuning bij de organisatie van evenementen

Waar vind je het evenementenloket?

• In gemeenschapscentrum Spikkerelle tijdens de openingsuren (ma, di en do: 9u-12u, wo: 14u-18u, vr: 14u-19u).
• Op internet (op deze pagina)

Hoe werkt het evenementenloket?

Je kan op 2 manieren een aanvraag indienen. Je komt naar het evenementenloket in Spikkerelle waar je via een kort gesprekje heel eenvoudig een aanvraag kan doen. Of je kiest voor het online invulformulier (zie hiernaast). Vooraleer u zich naar het evenementenloket begeeft of voor u het onlineformulier invult, is het noodzakelijk over enkele basisgegevens te beschikken.  Deze vindt u in de checklist terug.

Samen met je aanvraag ontvang je een draaiboek op maat van uw evenement. Wie naar Spikkerelle komt krijgt een papieren versie, wie online zijn evenement aanvraagt, krijgt een digitaal draaiboek via e-mail.

Een medewerker van het evenementenloket zorgt ervoor dat je aanvraag bij alle bevoegde diensten terechtkomt. Wanneer een evenement op openbaar domein plaatsvindt wordt je sowieso uitgenodigd naar de evenementencel. Organisatoren van andere evenementen kunnen op vraag van één van de betrokken diensten uitgenodigd worden om bijkomende info te verschaffen tijdens de evenementencel.

Nadat het dossier afgerond is, wordt je via het evenementenloket op de hoogte gebracht en ontvang je alle nodige vergunningen en documenten.